KUMPULAN DAN FUNGSI KUMPULAN DINAMIK DALAM PERNIAGAAN

1.              Ciri-Ciri Dan Elemen-Elemen Dalam  Kumpulan

Apa Itu Kumpulan?

Ahmed et. al (2004) mendefinisikan kumpulan sebagai dua (2) atau lebih individu yang berinteraksi dan tidak bergantung antara satu sama lain ke arah pencapaian matlamat tertentu. Kumpulan kerja merupakan kumpulan yang secara amnya berkongsi maklumat dan membuat keputusan bagi membantu setiap ahli menjalankan tugas dengan baik dalam bidang yang ia dipertanggungjawabkan. Kumpulan kerja tidak perlu tahu atau berpeluang untuk terlibat di dalam koleksi kerja yang melibatkan penggabungan dan penyatuan usaha. Prestasi dinilai atas sumbangan individu dalam kumpulan. Dengan kata lain, prestasi kumpulan adalah hasil campur sumbangan setiap ahli dalam kumpulan.

Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua (2) orang atau lebih individu yang bebas berinteraksi secara bersama-sama untuk mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga boleh didefinisikan sebagai dua (2) atau lebih individu yang berinteraksi dan mempengaruhi antara satu sama lain, saling berkongsi tujuan yang sama  dan juga identiti. 

Menurut Long (2005), salah satu ciri kumpulan ialah sekumpulan individu yang saling berkomunikasi antara sesame kumpulan untuk mencapai tujuan yang sama.

Secara ringkasnya kumpulan mengandungi dua (2) orang atau lebih, wujud dalam jangka masa tertentu, setiap anggota kumpulan mempunyai matlamat yang sama, saling berkomunikasi dan berinteraksi, berfungsi mengikut garis panduan yang dipersetujui bersama dan setiap ahli kumpulan mempunyai peranan dan tanggungjawab untuk menjayakan matlamat kumpulan. Contohnya dengan perlantikkan jawatankuasa kerja, jawatankuasa kualiti dan sebagainya.

Kumpulan boleh dibahagikan kepada kumpulan formal dan kumpulan tidak formal.  Kumpulan formal ialah kumpulan yang memang telah dirancang kewujudannya bagi memenuhi matlamat dan objektif penubuhan. Wujud dalam jangka masa yang lama tetapi ianya tidak semesti kekal dalam jangkawaktu tersebut atau mungkin sebaliknya. Kumpulan formal yang biasa ada dalam sesebuah organisasi atau syarikat ialah kumpulan perintah, pasukan petugas dan jawatankuasa. Kewujudan kumpulan ini diakui oleh semua pihak yang terlibat dan kebanyakkannya menggunakan komunikasi formal di dalam komunikasi yang digunakan.

Manakala kumpulan tidak formal pula ialah terbentuk apabila anggotanya berkumpul dan sering berinteraksi antara sesame mereka. Mempunyai peranan yang tidak kurang pentingnya di dalam sesebuah organisasi atau syarikat. Sebagai contoh ialah penubuhan pasukan futsal bagi sesuatu syarikat tersebut di mana ahli-ahlinya mungkin terdiri daripada setiap peringkat pengurusan dan subordinat. Ianya akan mengeratkan lagi silaturahim dalam syarikat tersebut. Namun begitu ahli kumpulan ini lebih mementingkan keperluan kumpulan mereka sendiri jika hendak dibandingkan dengan keperluan lain dan kumpulan ini tidak mempunyai struktur rasmi jika hendak dibandingkan dengan kumpulan formal.

Semasa di dalam kumpulan proses komunikasi akan sentiasa berlaku sepanjang menjalankan aktiviti atau gerak kerja secara berkumpulan. Ahli-ahli dalam kumpulan dapat untuk memberikan respon, memberikan pendapat dan idea, memberi pandangan dan cadangan bagi aktiviti-aktiviti yang mereka lakukan dalam kumpulan.

Menurut Lumsden dan Lumsden (2004), kehidupan peribadi dan kehidupan professional manusia memerlukan kebolehan manusia untuk memikirkan secara kreatif dan kritikal bagi menyeronokkan suasana kerja sekaligus mendapat keputusan yang baik dan berkesan.

Mempunyai kebebasan untuk bersuara, mengeluarkan pendapat, cadangan, idea dan sebagainya akan membuatkan ahli-ahli kumpulan sentiasa memupuk penjanaan idea yang kreatif bagi menyelesaikan sesuatu masalah yang dibincangkan. 

Perselisihan pendapat di dalam kumpulan akan diselesaikan dengan perbincangan semua ahli dan akan merujuk kepada persetujuan ahli-ahli dalam kumpulan.

1.2              Fungsi-Fungsi  Atau Peranan Kumpulan Dinamik

Organisasi atau syarikat mempunyai banyak sebab mengapa mereka membentuk kumpulan kerja bagi melengkapkan kerja-kerja dalam sesuatu organisasi atau syarikat yang begitu kompleks. Salah satu sebabnya adalah kerana saiz organisasi atau syarikat yang besar dan merumitkan pentadbiran organisasi atau syarikat yang sediada.

Di dalam setiap jabatan atau urusan jika tidak mempunyai kumpulan kerja yang bersatu dalam membuat atau melaksanakan sesuatu kerja, organisasi atau syarikat itu tidak mampu mencapai sesuatu matlamat yang disasarkan.

Antara fungsi-fungsi kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat ialah :-

1.2.1        Membuat Keputusan Rasional

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh sesuatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada idea seorang individu. Contohnya apabila sesuatu aspek dibentangkan dalam suatu kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan membantu kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan uga individu tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang dan sekiranya keputusan yang diambil tanpa melalui kumpulan sudah pasti keputusan yang diambil berkemungkinan tidak rasional.

Contohnya untuk mengeluarkan produk jenama baru syarikat, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projek.  Akhirnya produk jenama baru itu memberikan hasil dan keuntungan yang baik kepada syarikat. 

1.2.2        Penyelesaian Masalah

Apabila bekerja di dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan dan dengan ini, mereka akan menjadi lebih dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahli-ahli dalam kumpulan untuk berkomunikasi dengan berkongsi masalah-masalah mereka. Semasa perbincangan , sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi atau syarikat menyelesaikan sesuatu masalah.

Contohnya dalam masalah ekonomi di negara kita Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar di dalam usaha mencapai kadar ekonomi yang tinggi.

1.2.3        Membantu Peningkatkan Produktviti

Ahli dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam pembuatan keputusan akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Beliau akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli-ahli lain. Ini akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela. Hasil kerja akan jauh berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat sesuatu pekerjaan.

1.2.4        Membantu Syarikat Mencapai Matlamat atau Sasaran

Kumpulan kerja adalah amat penting dan diperlukan dalam melaksanakan segala aktiviti dan gerak kerja untuk mencapai matlamat atau sasaran sesebuah organisasi atau syarikat. Sudah pasti jika tidak ada kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat, adalah amat sukar untuk mencapai matlamat atau sasaran yang telah ditetapkan.

                        3.2.5    Meningkatkan Produktiviti

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi atau syarikat dalam mencapai matlamat atau sasaran. Jika produktiviti sesebuah organisasi atau syarikat itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan.

1.2.5        Menyelesaikan Masalah Organisasi Atau Syarikat

Dalam sesebuah organisasi atau syarikat, ketua jabatan adalah orang yang terpenting di dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walaubagaimanapun, apabila terdapat apa-apa pemasalahan, ketua jabatan memainkan peranan membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah untuk mencapai jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.