ULASAN PENEMUAN (5)

ULASAN PENEMUAN 

Berdasarkan maklumat dan carta Rajah di atas yang diberikan, struktur organisasi  Pejabat MARA Negeri Terengganu menunjukkan adanya pembahagian kerja-kerja utama “Functional Departmentalisation”  dan urusan-urusan utama berfungsi mengikut kegiatan yang berbeza dan dikordinasikan dengan kemas dan bersistematik. Namun begitu , apabila dilihat kepada Rajah di bawah ia juga turut dibantu oleh pejabat-pejabat MARA Daerah dan dipecahkan kepada tujuh (7) daerah yang ada di dalam negeri Terengganu. Ini menunjukkan bahawa “Geographic Departmentalisation” juga turut digunakan di dalam pembahagian kerja organisasi . 

APA ITU ORGANISASI PERJABATANAN FUNGSIAN

                        Rujuk Modul BBPP1103 Topik 4.2.1 (a) menyatakan bahawa ”organisasi fungsi berfungsi di dalam mengkordinat kerja dan pekerja melalui unit-unit yang berbeza dan setiap unit adalah bertanggungjawab ke atas fungsi perniagaan yang khusus atau daerah keahlian”. Contoh : Rujuk sepertimana rajah 2 di atas.

4.2       KELEBIHAN PENJABATANAN  FUNGSIAN

4.2.1.   Adanya pembahagian tugas yang jelas.

Pengurus dan juga pekerja mengetahui tugas yang dipertanggungjawabkan dan dapat melakukan tugas dengan lebih efisen dan berkesan. Contohnya seperti Urusan Pembangunan Usahawan MARA Terengganu, mereka hanya menjalankan tugas-tugas di dalam tanggungjawab mereka sahaja seperti merancang kursus-kursus keusahawanan, program promosi, menyediakan kemudahan pakar runding, seminar dan sebagainya. Mereka tidak akan menggangu urusan-urusan lain dan begitu juga sebaliknya.

4.2.2.   Lahirnya kecekapan dan kemahiran.

Urusan menjalankan bidang atau tugas yang berlainan dan ini akan melahirkan pengurus dan pekerja yang cekap dan mahir di dalam bidang masing-masing. Apabila kecekapan dan kemahiran ada pada setiap pekerja sudah pastinya mereka akan mengeluarkan output atau perkhidmatan yang berkualiti. Contohnya seperti Urusan Latihan dan Kerjaya MARA Terengganu yang bertanggungjawab di dalam memberi ceramah-ceramah pendidikan, mengadakan kursus-kursus pendidikan, seminar dan sebagainya yang berkaitan dengan pendidikan.

Pegawai Latihan di unit ini dahulunya tidak mempunyai pengalaman di dalam memberi ceramah tetapi lama kelamaan beliau menjadi semakin mahir dan pada tahun 2010 beliau dan urusannya dianugerahkan sijil kecemerlangan daripada pihak Ibu Pejabat Kuala Lumpur.

4.2.3.   Wujudnya inovasi dan kreativiti.

Apabila pekerja semakin mahir dan cekap dalam bidangnya, maka akan wujud atau timbulnya idea-idea perubahan dan juga penambahbaikan terhadap tugas atau aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Maka akan lahirlah inovasi dan kreativti di dalam urusan oleh pekerja-pekerja terbabit. Contoh : Urusan Pembiayaan Perniagaan MARA Terengganu yang telah banyak melakukan inovasi-inovasi dan juga kreativti bagi memastikan tugas dapat dijalankan dengan lebih efisyen dan berkesan. Diantara inovasi dan kreativiti  yang dibuat ialah penciptaan :-

1.      SISTEM i-Tebus

Sistem ini dicipta bagi mendapatkan keuntungan sebenar, pulangan dan Ibra’ bagi pembiayaan kontrak.

2.      SISTEM e-Lejer

Sistem ini bertujuan untuk memberi maklumat baki semasa dan baki pengiraan Ibra’

Kedua-dua inovasi dan kreativiti ini diilhamkan oleh Ketua Penolong Pengarah
pembiayaan Perniagaan dan dibantu oleh pekerja-pekerja bawahannya.

4.2.4.   Kerjasama dan kordinasi

      Setiap pekerja di dalam bidang yang sama , pengalaman yang sama akan dapat bekerjsasama dan kordinasi akan dapat dilaksanakan dengan jelas dan segala aktiviti-aktiviti akan berjalan dengan berkesan dan lancar. Contoh: Urusan Kutipan dan Pendakwaan. Program turun padang adalah salah satu contoh konsep kerjasama yang dilakukan di mana semua anggota di dalam urusan ini akan turun ke kawasan-kawasan yang dipilih bagi bertemu dengan peminjam-peminjam yang bermasalah.