Terdapat
empat (4) jenis komunikasi yang diamalkan oleh sesebuah organisasi iaitu
komunikasi operasi dalaman (Internal-operational Communication), komunikasi
operasi luaran (External- operational Communication), komunikasi luaran tidak
formal (Informal Outside Communication) dan komunikasi personal (Personal
Communication).
1.
Komunikasi
Operasi Dalaman (Internal-operation Communication)
Menurut
Hunt (1989), “kemahiran individu adalah perlu kepada operasi organisasi ataupun
syarikat. Keperluan komunikasi dalam organisasi melibatkan pemindahan maklumat
daripada satu individu kepada individu yang lain”.
Menurut
Little John (1991), “komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang
besar. Ia melibatkan seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi
kumpulan dalam organisasi. Ini termasuklah struktur dan fungsi organisasi,
hubungan manusia, komunikasi serta pengurusannya dan budaya organisasi”;
Di
dalam sesebuah organisasi ataupun syarikat, komunikasi operasi dalaman
melibatkan keseluruhan warga kerja syarikat daripada peringkat atasan hinggalah
kepada yang peringkat yang paling bawah. Warga kerja ini adalah orang dalam
yang menjadi asset yang paling penting
kepada organisasi ataupun syarikat. Dengan itu proses komunikasi yang berjalan
antara sesama dan setiap kakitangan, bahagian, jabatan dan unit, hendaklah
diambil berat bagi memastikan setiap makluma serta arahan yang disampaikan dan
ingin disampaikan oleh ketua unit masing-masing difahami dan berkesan tanpa
sebarang masalah.
Menurut
Jaafar (1992(, Smeltzer & Leonard (1994) dan Rasberry & Lindsay (1994)
terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam sesebuah organisasi iaitu komunikasi
ke bawah, komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal. Di
dalam sesebuah organisasi, komunikasi operasi dalaman juga berlaku melalui dua
(2) cara iaitu secara komunikasi menegak dan juga komunikasi mendatar.
1.1
Komunikasi
Menegak
Dibahagaikan
kepada dua (2), iaitu menegak dari bawah ke atas dan menegak dari atas ke
bawah. Komunikasi ini melibatkan semua pihak tanpa mengira peringkat dan
jawatan.
Komunikasi
menegak dari bawah ke atas adalah pengaliran maklumat dari satu peringkat
bawahan kepada satu atau lebih peringkat yang lebih tinggi dalam sesebuah
organisasi, seperti komunikasi di antara
kerani kepada ketua unit, pegawai tadbir kepada ketua jabatan sumber manusia,
buruh kepada penyelia dan sebagainya. Kebiasannya ia melibatkan kegunaan
membuat laporan, menyelesaikan masalah ,menyampaikan maklumat, meluahkan masalah,
memberi pandangan, member komen, membuat rungutan, memberi idea serta cadangan.
Pada
hakikat sebenarnya komunikasi ini mempunyai beberapa masalah di mana
maklumat-maklumat yang diberi akan melalui beberapa peringkat malahan ada yang
ditapis terlebih dahulu sebelum maklumat tersebut sampai kepada penerima yang
dituju, menimbulkan perasaan kurang kepercayaan ketua terhadap pekerja bawahan
dan wujudnya persaingan maklumat.
Walaupun
mempunyai beberapa masalah yang tertentu namun komunikasi ini tetap memberi manafaat
di mana pekerja merasakan bahawa mereka dihargai kerana diberi peluang, memberi
peluang kepada pekerja menyatakan
pandangan dan pendapat mereka yang secara tidak langsung ianya juga dapat
membantu syarikat di dalam mengetahui tentang kelemahan-kelemahan serta
kekuatan yang ada di dalam syarikat tersebut.
Manakala
bagi komunikasi menegak dari atas ke bawah pula adalah komunikasi atau
pengaliran maklumat peringkat atasan ke satu atau lebih peringkat yang lebih
rendah dalam sesebuah organisasi. Contohnya seperti di antara pengarah urusan kepada pegawai
tadbir , pegawai tadbir kepada kerani dan sebagainya dan kegunaannya melibatkan
memberi arahan, informasi penting ,mendeligasikan visi, misi dan objektif,
menilai pekerja, menerangkan polisi dan sebagainya.
Dalam hal ini, proses komunikasi menegak boleh bermula daripada pihak atasan kepada warga
kerja bawahan atau daripada warga kerja bawahan kepada pegawai atasan dan
komunikasi ini merupakan dimensi saluran formal yang boleh terjadi dalam bentuk
komunikasi dua hala.
1.2
Komunikasi
Mendatar
Merupakan
satu proses komunikasi yang melibatkan pengaliran idea dan maklumat secara
bebas di kalangan warga kerja yang mempunyai persamaan taraf atau peringkat
yang sama. Contohnya adalah seperti kerani unit kewangan dengan kerani lain
yang bertugas di unit yang sama atau kernai daripada unit atau jabatan yang
berlainan. Dalam hal ini, proses komunikasi sebegini seringkali juga melibatkan
rakan kerja dari organisasi yang lain. Keadaan ini berlaku apabila kita
mempunyai seorang rakan yang menjawat jawatan yang sama fungsinya dengan kita
tetapi bekerja di syarikat yang berlainan. Namun begitu, komunikasi ini juga
dianggap sebagai komunikasi luaran sekiranya syarikat tersebut mempunyai
hubungan perniagaan dengan syarikat kita bekerja.
Rogers
dan Rogers (1990) menekankan bahawa jaringan komunikasi secara relatifnya kurang
penstrukturannya jika dibandingkan dengan komunikasi biasa. Jaringan tersebut
wujud secara spontan dan ia muncul dari tingkah laku komunikasi tiap-tiap
individu dalam organisasi itu sendiri. Malah apabila struktur formal
menyumbangkan kestabilan hubungan komunikasi, maka jaringan komukasi pula
berjalan lancar serta memberikan lebih tenaga terhadap aktiviti-aktiviti harian
organisasi itu pula.
2. Komunikasi Operasi Luaran (External
–operational Communication)
Proses
komunikasi yang berlaku di antara pihak syarikat dengan pihak lain (luaran)
yang mempunyai kaitan dengan urusan perniagaan syarikat.. Menurut Samsuddin A.R
(2003) “sesebuah organisasi yang bergantung kepada persekitaran untuk
menghidupkan organisasinya, harus mencapai persefahaman antara dua hala yang
baik harus dicapai. Sokongan daripada masyarakat akan menentukan tahap sokongan
mereka terhadap sesebuah organisasi”.
Komunikasi
ini melibatkan interaksi dengan pihak luar dan perlu dilaksanakan dengan sebaik
mungkin keranan ianya melambangkan imej sesebuah organisasi atau syarikat. Kebiasannya mereka ini adalah kumpulan yang
terdiri daripada pelanggan, pembekal, pemegang saham, masyarakat, media, bank,
badan-badan berkanun dan juga kerajaan. Hubungan komunikasi dengan pihak luar
adalah amat penting dan perlu dijaga dengan sebaik yang mungkin di mana
syarikat harus mengenalpasti cara atau strategi yang sesuai untuk berkomunikasi
dengan pihak luaran syarikat atau organisasi agar operasi syarikat atau
organisasi tidak terganggu dan terjejas .
Setiap
jabatan di dalam sesebuah syarikat atau organisasi mempunyai fungsi
masing-masing di dalam memastikan operasi syarikat berjalan dengan baik dan
lancar. Mereka hendaklah memastikan komunikasi luaran yang digunakan adalah
tepat, konsisten dan tidak melanggar kerahsiaan syarikat kerana maklumat yang
disiarkan, dinyatakan kepada pelanggan boleh mendatangkan kesan yang signifikan
terhadap reputasi syarikat yang juga melibatkan undang-undang.
Organisasi
atau syarikat juga hendaklah memastikan warga kerja mereka mempunyai kemahiran
yang sepatutnya di dalam berkomunikasi terutama apabila memulakan komunikasi
luaran. Tanpa adanya kemahiran di dalam berkomunikasi kemungkinan yang mungkin
berlaku di mana syarikat boleh kehilangan pelanggan, pelanggan yang sediada
akan membuat perniagan dengan syarikat lain dan sebagainya. Sekiranya hubungan
komunikasi ini masih tidak dapat diselesaikan dan isu tersebut terus dibiarkan
berpanjangan tanpa ada usaha memgembalikan keyakinan pembeli, maka
ketidakpuashatian akan wujud dan akan berlaku penurunan terhadap prestasi
jualan syarikat atau sebagainya.
3. Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal
Outside Communication)
Komunikasi
ini wujud daripada perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat
kerja. Komunikasi ini boleh berlaku apabila adanya komunikasi antara pekerja
syarikat dengan individu di luar syarikat yang boleh terdiri dari sesiapa
sahaja seperti kita, rakan kita ataupun mereka yang mendengar perbualan yang
dibualkan oleh kita.
Komunikasi
jenis ini kebiasannya berlaku di dalam bentuk komunikasi lisan dan bukan lisan
iaitu komunikasi yang tidak menggunakan perkataan, samada secara lisan atau
tulisan. Komunikasi bukan lisan kebiasaannya tambahan atau sokongan kepada
komunikasi lisan dan kadangkala ianya boleh mengubah maksub komunikasi secara
lisan di mana ianya terbahagi kepada dua iaitu, merujuk kepada Ahmed et. al
(2004) “Kinesics” , komunikasi yang menggunakan gerak badan atau mimik muka dan
juga “Paralanguage” iaitu komunikasi tidak lisan yang membabitkan nada, tempo,
tahap itonasi dan sebagainya. Contohnya seperti di Amerika, seseorang
mengangkat kening sebagai tanda tidak setuju, berminat, mengambil berat atau
memberi perhatian.
Rungutan
atau komen yang kita luahkan kepada rakan atau sesiapa sahaja mengenai kerja
yang kita atau syarikat lakukan samada baik atau buruk secara tidak langsung
mewakili pandangan syarikat walaupun kita tidak berniat untuk bercakap mewakili
pihak syarikat dan ianya hanya pandangan peribadi. Tanggapan awal akan dibuat
oleh rakan atau sesiapa yang mendengar mengenai syarikat di mana kita bekerja.
Dengan itu, apabila menggunakan komunikasi jenis ini kita hendaklah
berhati-hati dan berjaga-jaga untuk tidak mengeluarkan sebarang kenyataan yang
boleh memberi kerugian atau kesan burok kepada syarikat.
4. Komunikasi Personal (Personal
Communication)
Kebanyakkan
komunikasi yang berlaku di dalam syarikat atau organisasi adalah dalam bentuk
komunikasi formal namun begitu tidak semua begitu. Komunukasi personal adalah
salah satu komunikasi tidak formal yang berlaku di dalam sesebuah syarikat atau
organisasi. Komunikasi jenis ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung
dengan pekerja yang lain melalui medium-medium tertentu . Contohnya seperti
melalui telefon, e-mel dan sebagainya.
Contohnya
pekerja junior di dalam sesebuah syarikat menghubungi pekerja senior yang kini
bertukar ke cawangan lain dengan tujuan untuk mendapatkan maklumat atau tunjuk
ajar mengenai mengenai kerja-kerja yang dilakukan. Pihak syarikat hendaklah
mengambil perhatian mengenai perkara ini dan member kelonggaran agar komunikasi
ini dapat berjalan dengan baik dan lancar kerana sekiranya ada
peraturan-peraturan yang menyekat kemonukasi ini maka sudah pasti akan timbul
ketidakpuashatian dan juga member tekanan kepada pekerja-pekerja yang terlibat
yang sudah pasti akan menganggu prestasi kerja dan juga produktiviti syarikat.
No comments:
Post a Comment