Wednesday 20 July 2011

KELEBIHAN, KELEMAHAN & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PEJABAT MARA NEGERI TERENGGANU


KELEBIHAN PENGURUSAN  DI MARA TERENGGANU

1.      Hanya Pengarah dengan dibantu oleh Timbalan Pengarah sahaja sebagai “Pengurusan Atasan” dan ini tidak akan berlaku konflik di dalam membuat sesuatu perancangan ataupun keputusan.
2.      Mempunyai autoriti di dalam memberi arahan dan setiap arahan yang dibuat hendaklah diakur oleh semua kakitangan. Namun begitu sebelum sesuatu arahan dibuat perbincangan diadakan bersama pengurusan pertengahan dan bawahan.
3.      Pengurusan atasan dianggap sebagai role model oleh semua kakitangan
4.      Minat, disiplin dan keupayaan kakitangan sentiasa diambil kira di dalam menentukan pengagihan tugas.
 5.      Sentiasa memberi galakan dan memberi peluang kepada kakitangan mencuba dengan teknik dan kaedah baru (kreativiti) bagi melicinkan dan memudahkan kerja yang dipertanggungjawabkan.
6.      Sentiasa mengadakan mesyuarat dan perbincangan di peringkat semua level.

KELEMAHAN PENGURUSAN DI MARA TERENGGANU
1.      Kadangkala keputusan segera tidak dapat dibuat kerana tiada autoriti dan memerlukan keputusan atau jawapan dari peringkat tertinggi Ibu Pejabat.
2.      Pertukaran kumpulan pengurusan yang sedikit sebanyak  akan menganggu perjalanan tugas atau aktiviti-aktiviti yang sedang berjalan.
3.      Pengarah mempunyai beban tugas yang amat berat . Walaupun dibantu oleh Timbalan Pengarah namun ianya masih lagi tidak mencukupi bagi pengagihan bebanan tersebut.
4.      Kadangkala adanya campurtangan politik di dalam membuat sesuatu keputusan atau tugas.
5.      Kekurangan tenaga pekerja boleh dikatakan faktor yang agak penting kerana beban tugas atau aktiviti  semakin bertambah.
6.      Peralatan-peralatan di dalam menjalankan tugas agak lama dan ketinggalan jika dibandingkan dengan organisasi yang lain.
7.      Adanya krisis birokrasi di dalam menjalankan sesuatu aktivti atau tugas.

 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Ø  Kurangkan masalah birokrasi
Krisis birokrasi adalah perkara biasa dan normal di dalam sesebuah organisasi kerajaan. Namun begitu setiap organisasi hendaklah mencari jalan atau cara bagi mengurangkan krisis ini. Krisis ini kebiasaanya menimbulkan masalah seperti tekanan dalaman, masalah komunikasi ataupun kelewatan melakukan sesuatu proses kerja atau aktiviti yang pasti akan memberi impak yang besar kepada kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Pejabat MARA Negeri Terengganu hendaklah mengambil langkah dengan mengurangkan prosedur-prosedur formal, contohnya seperti perjanjian-perjanjian pembiayaan yang terlalu rumit untuk dibaca dan difahami oleh pihak pelanggan, memperbaiki komunikasi dan mengkaji kembali tatacara kerja yang sediada.
Ø  Penambahan anggota kerja
Organisasi yang penting dan besar seperti Pejabat MARA Negeri Terengganu sudah pasti memerlukan jumlah anggota yang mencukupi sesuai dengan bebanan tugas yang semakin berat dan rumit. Langkah yang perlu dimabil ialah dengan menambah jumlah anggota kerja berpandukan bebanan tugas di dalam setiap fungsi yang ada. Berdasarkan kepada Rajah 2 di atas Pengarah MARA Negeri Terengganu hanya dibantu oleh Timbalan Pengarah MARA Negeri Terengganu yang bertanggungjawab di Cawangan Khidmat Pengurusan dan ini adalah tidak mencukupi kerana terpaksa memikul bebenan berat menjaga urusan-urusan di bawahnya yang sentiasa berlaku penambahan tugas.
Langkah yang perlu diambil ialah dengan menambah seorang lagi Timbalan Pengarah II dan diletakkan di bawah Cawangan Pembangunan yang sebelum ini melaporkan terus segala aktiviti kepada Pengarah. Dengan adanya Timbalan Pengarah II yang bertanggungjawab khusus kepada Cawangan Pembangunan maka bebanan tugas pengarah akan menjadi lebih ringan dan pasti segala urusan atau aktiviti yang dijalankan akan berjalan dengan lebih lancar dan berkesan. 

Ø  Melakukan pusingan kerja / Job rotation
Setiap anggota memang berkemahiran dan cekap dengan tugas atau aktiviti di dalam urusan masing-masing. Namun begitu skop kemahiran dan pengetahun adalah tidak meluas dan terkongkong. Anggota kerja hanya mengetahui bidang tugasnya sahaja dan langsung tidak mengetahui perjalanan mahupun cara kerja urusan-urusan lain walaupun setiap urusan mempunyai halatuju yang sama iaitu bagi mencapai objektif organisasi. Langkah yang perlu dilakukan ialah dengan membuat pusingan kerja kepada semua anggota kerja di setiap urusan yang ada. Contoh : Anggota kerja yang bertugas di Urusan Pembangunan Usahawan ditukar ke Urusan Pembiayaan Perniagaan dan begitu juga sebaliknya. Pusingan boleh dibuat dalam 4 atau 5 tahun sekali dan yang pasti selepas itu semua anggota di dalam organisasi akan faham peranan dan tugas setiap urusan-urusan yang ada di dalam organisasi. Mereka bukan sahaja mahir dalam satu bidang malahan meraka akan mahir di dalam semua bidang yang ada di dalam organisasi. Ini sudah pastinya akan meningkatkan lagi kualiti kerja anggota-anggota terbabit.

Ø  Memerlukan Transformasi Menyeluruh
Bagi memastikan MARA Terengganu sebagai sebuah agensi pembangunan sosioekonomi Bumiputera sentiasa mantap, relevan dan berupaya memikul elemen tambahan yang makin mencabar. Sekiranya MARA Terengganu sentiasa di tampuk lama, tidak berubah dan mudah dimamah globalisasi maka yang akan menjadi mangsanya adalah Bumiputera itu sendiri. Dengan itu langkah yang perlu diambil ialah dengan memperbaiki dan membuat penambahbaikan terhadap empat (4) urusan utama yang ada bagi memastikan MARA Terengganu terus relevan dan berupaya di dalam membangunkan Bumiputera dan generasi yang akan datang.

Ø  Perkuatkan pentadbiran organisasi
MARA Terengganu sentiasa berhadapan dengan jumlah pelanggan yang begitu besar merangkumi urusan usahawan dan pendidikan. Pelbagai karenah dan permintaan disuarakan oleh kumpulan sasar. Oleh yang demikian, langkah yang perlu diambil ialah MARA Terengganu hendaklah sentiasa bersedia dengan persekitaran dan meningkatkan sistem penyampaian dengan lebih cekap, melalui pengamalan “best practices” dalam organisasi dan dapat memberi kepuasan kepada pelanggan atau kumpulan sasar. Cadangan penambahbaikan sistem penyampaian ialah dengan :-
i.          Menyediakan kemudahan bayaran pembiayaan melalui “Cash
Deposit” dan “Cek Deposit” ataupun melalui “kad kredit” melalui bank-bank terpilih. Ini belum lagi dilaksanakan oleh pejabat MARA Negeri Terengganu khususnya dan  MARA amnya.

ii.         Kemudahan permohonan pembiayaan melalui online. Pelanggan boleh memohon permohonan pembiayaan melalui internet dan tidak perlu ke Pejabat yang berkaitan. Ini belum lagi dilaksanakan di Pejabat MARA Negeri Terengganu khususnya dan MARA amnya
iii.        Tawaran sebutharga melalui online. Segala maklumat sebutharga ada di dalam internet dan pelanggan boleh memasuki sebutharga melalui online yang ada. Belum lagi dilaksanakan oleh Pejabat MARA Negeri Terengganu
iv.        Bayaran pembiayaan perniagaan melalui online dan bukannya seperti sekarang yang menggunakan cek. Cara ini sudah lama digunakan oleh agensi-agensi kerajaan yang lain.

Ø  Perkuatkan aset terpenting
Dalam memastikan aktiviti-aktiviti utama MARA terlaksana, Pejabat MARA Negeri Terengganu hendaklah memastikan warga kerja benar-benar kompeten untuk menjunjung amanah murni rakyat. Saya melihat aset terpenting MARA Terengganu adalah warga kerja itu sendiri yang mempunyai inovasi, kreativiti dan daya pemikiran strategik untuk merangka agenda di dalam membangunkan Bumiputera. Langkah yang perlu diambil ialah dengan menyediakan kursus-kursus serta latihan samada yang khusus ataupun umum.

Ø  Penerapan budaya kerja berprestasi tinggi
Pejabat MARA Negeri Terengganu hendaklah menerapkan budaya kerja berprestasi tinggi. Langkah yang perlu diambil ialah dengan menggunakan asas tiga kompenen utama iaitu global , cemerlang dan kempetitif. Ini memerlukan kepada perubahan budaya kerja, budaya berfikir dan cara bertindak supaya ianya dapat merangsang Pejabat MARA Negeri Terengganu menjadi sebuah organisasi berasaskan pengetahun (k-organization).

2 comments:

  1. dalam MARA masih ramai pekerja sambilan. Ada diantara mereka yang berkhidmat lebih 7 tahun. bebanan tugas dan tanggungjawab yang dipikul lebih besar dari PT tetap.. PT tetap selalu mc dan cuti..tetapi orang sambilan yang bekerja bertungku lumus membanting tulang..dimarahi dan di pandang sinis oleh semua kakitangan tetap serta tidak dihargai hanya kerana kami sambilan. Gaji kami tidak pernah dinaikkan, kami hanya menerima dengan senyum dan dengan harapan kami akan diserap tetap setelah bertahun2 berkhidmat untuk MARA yang satu

    ReplyDelete
  2. Banyak2 bersabar...Lakukan kerja dengan seikhlas mungkin dan InsyaAllah ada ganjarannya drpd Allah..Biar hina di mata manusia tapi MULIA DI SISI ALLAH...

    ReplyDelete