KOMUNIKASI BUKAN LISAN/NON VERBAL (1)

Terdiri dari daripada :

Kinesics

 

Menurut William (2000) “Kinesics” merupakan komunikasi yang tidak menggunakan perkataan.

v Ekspresi/ Mimik Muka

v Gerak, Isyarat,Sikap

v Gerakan tubuh

v Gerak mata/kontak mata

v Posture 

 

Ekspresi / Mimik muka

 

Gerak, Isyarat,Sikap

Gerakan Tubuh dan Posture

Gerak Mata / Kontak Mata

 

PENJABATANAN DI MARA NEGERI TERENGGANU (5)

APA ITU ORGANISASI PERJABATANAN FUNGSIAN

”Organisasi fungsi berfungsi di dalam mengkordinat kerja dan pekerja melalui unit-unit yang berbeza dan setiap unit adalah bertanggungjawab ke atas fungsi perniagaan yang khusus atau daerah keahlian”. 

KELEBIHAN PENJABATANAN  FUNGSIAN

Adanya pembahagian tugas yang jelas.

Pengurus dan juga pekerja mengetahui tugas yang dipertanggungjawabkan dan dapat melakukan tugas dengan lebih efisen dan berkesan. Contohnya seperti Urusan Pembangunan Usahawan MARA Terengganu, mereka hanya menjalankan tugas-tugas di dalam tanggungjawab mereka sahaja seperti merancang kursus-kursus keusahawanan, program promosi, menyediakan kemudahan pakar runding, seminar dan sebagainya. Mereka tidak akan menggangu urusan-urusan lain dan begitu juga sebaliknya.

 Lahirnya kecekapan dan kemahiran.

Urusan menjalankan bidang atau tugas yang berlainan dan ini akan melahirkan pengurus dan pekerja yang cekap dan mahir di dalam bidang masing-masing. Apabila kecekapan dan kemahiran ada pada setiap pekerja sudah pastinya mereka akan mengeluarkan output atau perkhidmatan yang berkualiti. Contohnya seperti Urusan Latihan dan Kerjaya MARA Terengganu yang bertanggungjawab di dalam memberi ceramah-ceramah pendidikan, mengadakan kursus-kursus pendidikan, seminar dan sebagainya yang berkaitan dengan pendidikan.

Pegawai Latihan di unit ini dahulunya tidak mempunyai pengalaman di dalam memberi ceramah tetapi lama kelamaan beliau menjadi semakin mahir dan pada tahun 2010 beliau dan urusannya dianugerahkan sijil kecemerlangan daripada pihak Ibu Pejabat Kuala Lumpur.

Wujudnya inovasi dan kreativiti.

Apabila pekerja semakin mahir dan cekap dalam bidangnya, maka akan wujud atau timbulnya idea-idea perubahan dan juga penambahbaikan terhadap tugas atau aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Maka akan lahirlah inovasi dan kreativti di dalam urusan oleh pekerja-pekerja terbabit. Contoh : Urusan Pembiayaan Perniagaan MARA Terengganu yang telah banyak melakukan inovasi-inovasi dan juga kreativti bagi memastikan tugas dapat dijalankan dengan lebih efisyen dan berkesan. Diantara inovasi dan kreativiti  yang dibuat ialah penciptaan :-

1.      SISTEM i-Tebus

Sistem ini dicipta bagi mendapatkan keuntungan sebenar, pulangan dan Ibra’ bagi pembiayaan kontrak.

2.      SISTEM e-Lejer

Sistem ini bertujuan untuk memberi maklumat baki semasa dan baki pengiraan Ibra’

Kedua-dua inovasi dan kreativiti ini diilhamkan oleh Ketua Penolong Pengarah pembiayaan Perniagaan dan dibantu oleh pekerja-pekerja bawahannya.

Kerjasama dan kordinasi

      Setiap pekerja di dalam bidang yang sama , pengalaman yang sama akan dapat bekerjsasama dan kordinasi akan dapat dilaksanakan dengan jelas dan segala aktiviti-aktiviti akan berjalan dengan berkesan dan lancar. Contoh: Urusan Kutipan dan Pendakwaan. Program turun padang adalah salah satu contoh konsep kerjasama yang dilakukan di mana semua anggota di dalam urusan ini akan turun ke kawasan-kawasan yang dipilih bagi bertemu dengan peminjam-peminjam yang bermasalah.

PELAN STRATEGIK MARA TERENGGANU (No 4)

Menurut En Abdullah (Pengarah MARA Negeri Terengganu), fokus Pejabat MARA Negeri Terengganu kini meletakkan orientasi pembangunan Bumiputera luar bandar dan komuniti desa selaras dengan halatuju Kementerian Pembangunan Luar Bandar dan Wilayah.  Ianya melibatkan 3 sektor sepertimana “Pelan Strategik”  yang telah ditetapkan iaitu :-

i)                    Aspek Pembangunan Usahawan

Usaha membangunkan usahawan desa telah dijadikan agenda penting selain selain daripada pembangunan usahawan Bumiputera secara keseluruhan. Program-program akan difokuskan untuk memajukan usahawan luar bandar. Kluster dan bidang perniagaan di bawah program ini juga sentiasa dinilai semula untuk memastikan ia bersesuaian dengan pelanggan MARA. Pengalaman MARA membawa usahawan-usahawan Bumiputera sehingga ke peringkat antarabangsa akan dijadikan panduan untuk mewujudkan “road map” yang jelas bagi membantu usahawan-usahawan luar bandar.

Pejabat MARA Negeri Terengganu akan berusaha memastikan program pembangunan usahawan disesuaikan dengan keperluan uasahawan masa kini. Lanskap perniagaan yang semakin rencam dan mencabar pada hari ini memerlukan kepada sistem pembangunan usahawan yang lebih dinamik.

ii)                  Aspek Pendidikan dan Latihan

Pengalaman MARA dalam bidang pendidikan banyak mencipta kejayaan sehingga ke peringkat antarabangsa akan dijadikan kelebihan untuk membawa masyarakat luar bandar setaraf dengan masyarakat bandar. Keupayaan menggerakkan komuniti usahawan Bumiputera sehingga mampu berada di pasaran dunia akan dijadikan bekalan membawa usahawan desa bersaing di pasaran terbuka. Pendidikan juga beperanan di dalam melahirkan modal insan yang unggul sepertimana “Program Ulul Albab” di Maktab Rendah Sains MARA. Usaha dilakukan untuk mencanai modal insan unggul supaya mempunyai pengetahuan merentasi bidang serta memasuki bidang kemahiran yang boleh menjana kekayaan di masa hadapan.

iii)                Aspek Kemudahan Pembiayaan & Premis Perniagaan

Kemudahan Pembiayaan : Didalam usaha memastikan usahawan-usahawan Bumiputera dapat bersaing dengan bangsa-bangsa lain beberapa penambahbaikan telah dibuat iaitu dengan meluaskan lagi had pembiayaan maksimum RM500,000.00 bagi pembiayaan kontrak dan RM250,000.00 bagi pembiayaan am kepada semua sektor dan jenis perniagaan, kemudahan pembiayaan perniagaan kepada kakitangan awam, peluang kedua usahawan bagi mendapatkan pembiayaan dan juga penurunan kuasa melulus kepada pegawai-pegawai yang berkuasa sepertimana pekeliling yang dikeluarkan.

Kemudahan Premis Perniagaan : Bagi membantu  usahawan-usahawan Bumiputera usaha pembinaan / pembelian dan pembangunan premis dipergiatkan. Promosi dipergiatkan bagi memastikan maklumat-maklumat berkaitan kemudahan yang disediakan sampai kepada usahawan-usahawan.

Disamping itu, En Abdullah juga menyatakan bahawa demi memastikan ketiga-tiga aspek utama itu tercapai dan terlaksana , Pejabat MARA Negeri Terengganu juga akan memastikan warga kerja MARA Terengganu benar-benar kompeten untuk menjunjung amamah murni rakyat. Beliau melihat aset terpenting MARA adalah warga kerja yang mempunyai inovasi, kreativiti dan daya pemikiran strategik untuk merangka agenda membangunkan Bumiputera. Diakhir temuduga En Abdullah menyatakan harapan semoga Pejabat MARA Negeri Terengganu khususnya dan MARA amnya, akan dapat terus memacu perjuangan dan perubahan  di dalam mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan.

Struktur Organisasi Pejabat MARA Negeri Terengganu (No 3)

STRUKTUR ORGANISASI 

Berdasarkan temuduga yang dibuat dengan En Abdullah Bin Mohamad, Pengarah MARA Negeri Terengganu pada 23 Januari 2010, Jam 10.00 a.m, struktur organisasi Pejabat MARA Negeri Terengganu dibuat/dianalisa berdasarkan tiga (3) strategik fokus yang telah ditetapkan (Rujuk Rajah 1).

Ianya adalah saling berkaitan kerana struktur organisasi dianalisis dan didraf berpandukan kepada “Strategik Fokus” yang telah ditetapkan. Menurut Quinn (1980) ”strategi didefinisikan sebagai corak atau perancangan yang mengintegrasikan keseluruhan matlamat, polisi dan perbuatan bagi organisasi keseluruhannya”.

Rujuk kepada Ahmad S.A. et al (2008) ada menyatakan ”Sekiranya berlaku perubahan kepada “Strategik Fokus” maka secara tidak langsung pasti akan memberi kesan atau perubahan kepada struktur organisasi” yang sediada. En Abdullah juga menyatakan bahawa Y.B. Dato’ Seri Idris Bin Jusoh, Pengerusi MARA ada menyatakan  “Strategi dan perancangan sentiasa direncana demi memastikan usaha untuk mewujudkan Masyarakat Perdagangan dan Perindustrian Bumiputera dapat terus dijana. Tahun 2009 telah mencatatkan sejarah tersendiri apabila MARA diletakkan di bawah Kementerian Kamajuan Luar Bandar Dan Wilayah. Ia membawa satu anjakan paradigma yang amat signifikan kepada MARA dan juga segala perancangan sama ada di peringkat makro mahupun mikro”. Saya bersetuju dengan pendapat Y.B Dato’ Seri Pengerusi kerana strategi dan perancangan adalah amat penting bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.

1. Urusan Pembangunan Usahawan

Berfungsi di dalam menyediakan latihan, bimbingan, khidmat nasihat, kaunseling dan
rundingcara dalam perniagaan dan keusahawanan kepada usahawan dan bakal usahawan bagi merealisasikan matlamat utamanya iaitu mewujudkan usahawan kelas menengah dan top intrepreneur supaya dapat meningkatkan pegangan asset dan ekuiti Bumiputera.

2. Urusan Pembiayaan Perniagaan

Berfungsi di dalam menyediakan kemudahan pembiayaan perniagaan berlandaskan
Syariat Islam bagi membantu usahawan memulakan dan meningkatkan perniagaan atau perusahaan mereka dalam bidang perdagangan dan perindustrian yang bersaiz kecil dan sederhana. Sasaran kemudahan pembiayaan meliputi Bumiputera (IKS) dalam sector pembuatan, perkhidmatan, perdagangan, pengangkutan, kontrak binaan, perkhidmatan dan bekalan.

3. Urusan Pembangunan Infrastruktur Perniagaan

Berfungsi di dalam menyediakan kemudahan ruang niaga/ruang kilang untuk disewa bagi mewujud dan menambah bilangan usahawan Bumiputera serta mempertingkatkan lagi tahap usaha niaga mereka.

     

4. Urusan Latihan dan Kerjaya

Berfungsi di dalam merangka dan melaksanakan pelbagai program pendidikan untuk memastikan matlamat pendidikan MARA akan tercapai.

  

5. Urusan Kutipan dan Penguatkuasaan (Pendakwaan)

Berfungsi di dalam mengendali dan menguruskan kutipan bayaran balik pembiayaan dan menjalankan tindakan penguatkuasaan terhadap peminjam yang melanggar syarat perjanjian.

6. Urusan Teknikal

Berfungsi di dalam menyediakan perkhidmatan teknikal bagi member keselesaan dan kepuasan kepada pelanggan-pelanggan.

7. Urusan Pentadbiran & Kewangan 

Berfungsi di dalam mengendali dan menguruskan pentadbiran harian dan hal-hal berkaitan dengan kewangan pejabat. 

      8. Pejabat MARA Daerah

Berfungsi di setiap daerah di dalam Negeri Terengganu iaitu di Daerah Kuala Terengganu, Besut, Marang, Hulu Terengganu, Dungun, Kemaman dan Setiu. Bertanggungjawab di dalam membantu Pejabat MARA Negeri Terengganu di dalam semua urusan yang berkaitan.

Mengenal Pejabat MARA Negeri Terengganu (No 2)

LATARBELAKANG PEJABAT MARA NEGERI TERENGGANU

Pejabat MARA Negeri Terengganu adalah sebuah badan berkanun yang berada di bawah Kementerian Luar Bandar Dan Wilayah (KKLW) yang sebelum ini berada di bawah Kementerian Pembangunan Usahawan (MECD) yang telah dibubarkan pada tahun 2009.  Namun begitu urusan harian Pejabat MARA Negeri Terengganu dilaksanakan bebas dan berkecuali oleh pegawai-pegawainya di bawah pengawasan Pengarah dan Ketua Pengarah (Ibu Pejabat).

Kalau kita menoleh ke belakang, MARA yang lahir pada 1 Mac 1966 adalah rentetan daripada perjuangan Rural Industrial Development Authority (RIDA) yang sememangnya bertanggungjawab untuk membangunkan kawasan luar bandar pada zaman sebelum kemerdekaan sehinggalah dekad awal kemerdekaan.

Kewujudan MARA menggantikan RIDA masih tetap membawa aspirasi dan perjuangan yang sama iaitu untuk membangunkan komuniti kaum Bumiputera yang sebahagian besarnya berada di luar bandar. Pejabat MARA Negeri Terengganu yang ditubuhkan pada tahun “1972” dan beroperasi sehingga sekarang terus menyambung perjuangan tersebut di dalam membantu Masyarakat Bumiputera.  Pejabat MARA Negeri Terengganu diterajui oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah MARA Negeri Terengganu yang dilantik oleh Ketua Pengarah MARA sepertimana tertulis di dalam Akta Majlis Amanah Rakyat 1966 dengan dibantu oleh Ketua Penolong Pengarah. Di sini dinyatakan maklumat ringkas mengenai Pejabat MARA Negeri Terengganu :-

Nama Organisasi :

                        Pejabat MARA Negeri Terengganu

                        Nama Peneraju / Pengarah

Encik Abdullah Bin Mohamad

                       Visi Korporat Organisasi :   

Menjadi sebuah organisasi korporat cemerlang, berdikari, berautonomi &
Berwibawa :

● Penggerak dan pemangkin yang aktif
● Pusat jaringan dan rangkain perusahaan & Perdagangan

● Pusat maklumat, latihan, penyelidikan & Pembangunan
● Sebagai organisasi pemikir

Misi Korporat :

Menjadi badan amanah yang unggul dan diberkati untuk mengangkat martabat dan maruah bangsa menerusi pelbagai aktiviti ekonomi, pendidikan dan kemasyarakatan.

OBJEKTIF KORPORAT / PELAN STRATEGIK MARA (2006-2015)          

Menggalak, membimbing, melatih dan membantu Bumiputera, khususnya di luar bandar ,  supaya menyertai dengan aktif dalam kegiatan perdagangan dan perusahaan kearah membentuk Masyarakat Usahawan Bumiputera yang berdaya tahan, professional dan kukuh

OBJEKTIF OPERASI

1. Menambah bilangan bumipuetera yang sedia ada

2. Memberikan bimbingan, khidmat nasihat dan bantuan alatan kepada usahawan dan bakal usahawan

3. Menerapkan etika perniagaan yang progresif serta sikap positif bagi membolehkan usahawan mengamalkannya dalam menjalankan perusahaan / perniagaan masing-masing.

4. Membantu usahawan dalam bentuk modal pusingan dan harta tetap bagi mewujudkan dan memperkembangkan perniagaan mereka.

5. Membina dan menyediakan kemudahan ruang niaga dan ruang perusahaan serta mempertingkatkan tahap usaha niaga penyewa-penyewa.

6. Mengawalselia pinjaman/pembiayaan dan sewa ruang niaga yang masih tidak mempunyai masalah bayaran balik dan bayaran sewaan untuk memenuhi sasaran kutipan yang telah ditetapkan.

7. Melaksanakan tindakan sivil ke atas peminjam-peminjam / penyewa ruang niaga yang bertunggakan

8. Membantu di dalam program pendidikan dan latihan.

Apa itu Organisasi??. (No 1)

Menurut Stoner (1995) “Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana-mana orang di bawah pengarahan pengurus/manager bagi mengejar tujuan bersama”. James D. Mooney menyatakan “Organisasi adalah bentuk setiap persekitaran manusia untuk mencapai tujuan bersama”. ”Organisasi merupakan suatu sistem aktiviti kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih” didefinasikan oleh Chester I. Bernard (1968). Beliau mencirikan beberapa perkara yang perlu ada di dalam mendefinasikan organisasi iaitu koordinasi individu dan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan. Pada pandangan saya, organiasasi membawa maksub satu sistem unik dan bersistematik yang merangkumi manusia atau tenaga kerja , bekerjasama, disatukan bagi mencapai matlamat atau tujuan yang telah ditetapkan. Dengan itu adalah jelas bahawa organisasi adalah amat penting di dalam menggerakkan sesuatu perancangan menjadi satu tindakan dan menjadi kenyataan bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Sesebuah organisasi yang dibentuk pasti akan melambangkan identitinya atau peranannya yang tersendiri. Organisasi yang dibentuk hendaklah mengikut atau berlandaskan fokus strategi yang telah ditetapkan di dalam membantu Pengurusan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Contohnya Majlis Amanah Rakyat (MARA) sebuah Badan Berkanun di bawah Kementerian Luar Bandar Dan Wilayah. Ia sebagai sebuah institusi kerajaan yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat dan rakyat terutama kepada Masyarakat Bumiputera. Bagi menentukan aktiviti sesuatu organisasi berjalan dengan lancar dan bergerak dengan bersistematik seperti dirancang maka sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan adalah diperlukan. Dengan itu, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, autoriti, prosedur dan sistem yang ada hendaklah difahamkan kepada semua kakitangan di dalam sesebuah organisasi.

ORAL COMMUNICATION

In our lives, communication is very important. Communication is the process of delivering information from one party (presenter) to the other party (receipant). According to Smith (1966) “Human communication is a process of a fine network by people who used to interact with each other to control and acquire understanding”. Elizabelth Tierney (1998) describes “Communication is a process which begins when you have a message that you want to deliver to an audience. Your audience receives the message, reacts to it and then responds to your message”. Carl Rogers (1952) defined “communication as listening with understanding to what has been said and interpreting the message accurately is intended by the speaker”. 

Julia Wood (2009) also defined that “communication is a systemic process in which people interact with and through symbols to create and interpret meanings”. From what im understand, communication is a process of understanding and sharing the meaning of the message. According to Camp & Satterwhite (2002) “There are three types of communication:-

i.          Oral communication

ii.         Written communication

iii.        Non-verbal communication.

What we want to discuss in this assignment is about oral communication. 

What is oral communication?. Oral communication has been described as the process of people using verbal and non-verbal message to generate meaning within and across various context, channels and media. Speaking is a affective way of communicating and can take place in the face to face conversation, to deal a with people in business meetings, voice mail messages, oral presentations and public speaking. Oral communication is the ability to speech, to share thoughts and information. A good oral communication skills are essential to being able to present our ideas clearly in a wide variety  situasions such as asking for and giving information, making suggestions, explaining and giving recommendations. 

There a must be a purpose when we are communicating with someone and according to Camp & Satterwhite (2002) “there are four (4) main purposes in communication and it is to enquire – this involves obtaining information in various ways, for instance, by asking questions or through formulating questionnaires, to inform-this entails the dissemination of information using different channels of communication, to persuade- this aims to influence people and bring them round to your by way of thinking and lastly to develop goodwill- this involves maintaining and forming cordial and harmonious relationships with people you are communicating”.